Là một cây viết tự do chuyên nghiệp hơn 7 năm và có 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông, marketing nên mình luôn nhận và thực thi các chiến dịch xây dựng thương hiệu cho khách. Trong chừng ấy năm, số lượng các chiến dịch PR của mình cũng tăng theo năm tháng đi kèm với đó là các bài viết PR ở nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.
Nếu bạn tìm kiếm trên mạng, bạn sẽ thấy một vài công thức để viết được bài PR, nhưng nói thật là trước giờ mình viết hoàn toàn theo bản năng chứ chưa bao giờ áp dụng bất kỳ công thức nào trong việc viết của mình cả. Có lẽ câu nói “practice makes perfect” – “luyện tập tạo nên sự hoàn hảo” sẽ đúng với rất nhiều trường hợp, trong đó có việc viết lách. Mình học và trưởng thành nhiều thông qua việc viết mỗi ngày. Tính đến thời điểm này con số bài viết mình từng xuất bản phải đến vài nghìn. Có thể trong những lần đầu, bạn vẫn còn nhiều lỗi nhưng càng viết bạn càng cứng cáp và càng tự tin hơn.
Tuy mình không áp dụng công thức nào cho viết bài PR nhưng mình dựa vào kiến thức lúc còn học tại khoa Báo chí – Truyền thông cũng như một thời gian làm báo để biến thể qua PR.
Trong bài viết lần này, mình sẽ chia sẻ những kinh nghiệm viết bài PR cho người mới bắt đầu mà mình đã làm.
Nội Dung
Như thế nào là một bài viết PR
PR là gì? PR được viết tắt bởi từ Public Relations có nghĩa là Quan hệ công chúng, một khái niệm được hình thành ở nước ngoài. Và bài viết PR là gì? Nói đơn giản đó là cách một doanh nghiệp tạo ra sự tin cậy với khách hàng thông qua việc chia sẻ kiến thức, câu chuyện, giải quyết nỗi đau khách hàng… qua những thông điệp được truyền tải trên các bài viết được đăng báo.
Vậy mục đích của doanh nghiệp khi viết bài PR là gì?
Lựa chọn viết bài PR, doanh nghiệp có rất nhiều mục đích khác nhau như xây dựng thương hiệu và lòng tin với người tiêu dùng, cung cấp kiến thức khiến độc giả, người tiêu dùng để ý đến sản phẩm, giới thiệu sản phẩm mới, chương trình mới, xử lý khủng hoảng truyền thông…gần đây nhất là một trong những điều kiện để lấy tích xanh của Facebook.
Đa phần các khách hàng lựa chọn book chiến dịch PR từ bên mình (DIMI Digital Agency) thuộc nhóm mục tiêu: ra mắt sản phẩm mới, ra mắt chương trình mới, xử lý khủng hoảng truyền thông, giới thiệu sự kiện là chính.
Những công đoạn mình làm cho khách hàng là gì?
Mình sẽ đi chi tiết hơn trong các bài viết tiếp theo nên bài viết này mình chỉ chia sẻ kiến thức chung cho người mới bắt đầu thôi nhé. Các bạn có thể đăng ký nhận tin bài mới nhất từ website của mình để dễ theo dõi nha.
Giúp bạn trở thành cây viết chuyên nghiệp. Kiếm tiền bằng nghề viết. Giới thiệu tới bạn thông tin khóa học của mình nhé.
TÌM HIỂU THÊMMình sẽ gửi một bảng hỏi đến khách hàng với các câu hỏi nhằm khai thác về ưu và nhược điểm của sản phẩm, lợi thế cạnh tranh, “Selling Point“, những báo muốn đăng, mục đích cuối cùng khi viết bài PR… Sau khi có được những điểm quan trọng để hiểu được mong muốn của khách hàng, mình sẽ lên kế hoạch cho chiến dịch PR. Thông thường khách hàng tìm đến mình phần lớn là muốn thực hiện nguyên một chiến dịch kéo dài từ 1 – 3 tháng chứ không đặt hàng viết lẻ một hoặc hai bài PR. Đây cũng là cách khiến chiến dịch thành công hơn vì để độ phủ truyền thông được rộng, các chiến dịch cần thực hiện từ 4 bài PR trở lên.
Trong kế hoạch PR, mình sẽ đề xuất vị trí báo, tên đầu báo, nội dung cụ thể cho từng bài viết với tờ báo tương ứng và thực hiện việc booking trực tiếp với báo chí, và quản trị chiến dịch. Để một bài PR có thể lên được báo trải qua nhiều tình huống cần xử lý nhanh nhạy và cần nhiều kinh nghiệm của một người quản trị PR. Mình xuất thân là dân báo chí nên mình hiểu được cách làm của đơn vị báo cũng như dễ hiểu được từng phong cách viết của báo mà thích nghi. Sẽ có những lúc bạn bị báo chí từ chối sau khi viết và thậm chí book xong “slot” bài và để xử lý việc này như thế nào mình xin chia sẻ ở bài viết tiếp theo hen.
Riêng đối với các bạn mới bắt đầu và thích viết bài PR, bạn nên tiếp cận từng bước một trước khi có đủ kinh nghiệm để tư vấn và quản lý một chiến dịch PR cho khách hàng. Bước đầu tiên trong hành trình chinh phục khách hàng thích viết PR đó là bạn cần hiểu và triển khai được bài viết PR hoàn chỉnh nhất có thể.
Các dạng bài PR cơ bản
Để hiểu và viết được bài PR đáp ứng được yêu cầu từ khách hàng bạn cần biết các dạng bài PR cơ bản. Nếu tìm kiếm trên mạng bạn cũng sẽ dễ dạng nhận thấy một vài đơn vị định nghĩa và phân chia hơi giống nhau. Riêng đối với mình, mình nghĩ PR có 2 dạng cơ bản nhất: (1) dạng PR thuần túy được doanh nghiệp trả tiền để được đăng lên với nội dung theo đúng ý đồ mà doanh nghiệp muốn, các tài liệu khác có thể gọi nó là ADVERTORIAL, và (2) dạng PR được các phóng viên của báo viết và đăng mang tính khách quan, có thể gọi nó là EDITORIAL.
Đối với dạng (1), doanh nghiệp chỉ cần chi trả tiền cho báo để được lên một cách dễ dàng, nếu đáp ứng một vài điều kiện của báo như có giấy chứng nhận kinh doanh, có giấy phép hoạt động trong lĩnh vực đó (nếu nhà hàng phải có giấy an toàn thực phẩm). Doanh nghiệp có thể liên hệ các freelance writer chuyên viết bài PR để thuê, hoặc có thể nhận dịch vụ từ đơn vị báo có sẵn phóng viên. Dạng (1) được cho là hoạt động khá xa xỉ nhưng vô cùng cần thiết mà các doanh nghiệp từ vừa trở lên thường xuyên lựa chọn. Hiện tại tùy vị trí đăng, tùy trang báo mà có để bên dưới bài viết là thông tin doanh nghiệp hoặc tên phóng viên. Ví dụ Vnexpress thường để thông tin doanh nghiệp, còn báo Dân Trí sẽ để tên phóng viên. Dạng (1) phần lớn doanh nghiệp lựa chọn đăng hình ảnh có gắn logo hoặc bài viết có link sản phẩm, dịch vụ bên công ty.
Đây là một bài viết PR dạng (1) mà bên mình từng viết cho khách hàng: Không gian iTechBlack Vietnam ra mắt cộng đồng khởi nghiệp
Đối với dạng (2) doanh nghiệp cần có quan hệ mật thiết với báo chí để khi có sự kiện nào đấy đặc biệt, doanh nghiệp chỉ cần soạn thông cáo báo chí (mình sẽ chia sẻ cách viết thông cáo báo chí sau hen) và gửi chúng đến một số nhà báo. Trong dạng (2) này, doanh nghiệp có thể chuẩn bị phong bì sự kiện để gửi báo chí như một lời cảm ơn vì họ đã dành thời gian đến tham gia. Tùy vào sự hấp dẫn và khác biệt của sự kiện mà phóng viên có quyền quyết định viết bài hoặc không. Trong dạng (2), các bài viết gần như khá khách quan vì đứng trên quan điểm của phóng viên nhìn nhận và đánh giá vấn đề. Dạng (2) sẽ khó lên được kênh báo chí hơn dạng 1 vì nhiều khi điều doanh nghiệp muốn không phù hợp với tiêu chí của báo và quan điểm của phóng viên. Ở dạng (2), bài viết thường không được kèm bất kỳ thông tin nào mang tính thương mại như link bán sản phẩm, thông tin doanh nghiệp, logo doanh nghiệp… Tên doanh nghiệp có thể được nhắn đến chỉ 1 hoặc 2 lần trong bài viết.
Đây là một bài viết PR dạng (2): Cuộc trò chuyện truyền cảm hứng tại buổi ra mắt sách “Rạng danh tài trí Việt năm châu”
Phân tích cách viết PR cho người mới bắt đầu
Ngoài các bạn được học tại trường báo chí ra và những phóng viên chuyên viết mỗi ngày cho các trang báo có nhiều kinh nghiệm viết bài PR thì mình tin rằng tất cả cây viết tự do chuyên nghiệp cũng sẽ viết được một dạng được cho là khó này. Nếu xuất phát điểm của bạn không có gì liên quan đến viết cho báo chí thì bạn vẫn có cơ hội trở thành cây viết PR tốt, chỉ cần bạn kiên trì tập luyện và chịu khó học cách người ta đã làm.
Vậy cách viết PR cho người mới bắt đầu thì nên như thế nào? Bạn chắc chắn sẽ tìm thấy rất nhiều trang thông tin chia sẻ về cách viết PR. Thực sự khi viết bài này mình mới lên mạng xem thử người ta đã viết gì rồi chứ lúc mình viết cho khách hàng mình chỉ áp dụng kiến thức báo chí mình từng học để biến một bài báo thành bài PR. Và việc đứng ở vị trí độc giả nhiều bao nhiêu, bạn sẽ dễ dàng tìm được hướng triển khai bài viết hiệu quả hơn để làm hài lòng được khách hàng của mình.
Hiện tại theo quy định của các trang báo, một bài PR chuẩn sẽ có độ dài từ 800 – 1000 từ, vì vậy bạn chỉ cần viết gói gọn trong chừng đấy chữ thôi nhé.
Nếu khách hàng cần thực hiện chiến dịch PR nhằm ra mắt sản phẩm, giới thiệu sự kiện, bạn có thể triển khai theo dạng bài với cấu trúc hình tháp ngược. Đây là cách dẫn dắt nội dung bài viết ưu tiên các tin quan trọng, điểm nhấn chính cần đưa tới độc giả được thể hiện trước. Các tin nào quan trọng sẽ viết trước, các tin ít quan trọng hơn sẽ viết sau cùng. Thông thường các cây viết hay lấy các đoạn thông tin đầu tiên để làm tiêu đề cho cả bài.
Lý do để triển khai cấu trúc hình tháp ngược là hiện tại độc giả càng ít có thời gian để đọc hết nội dung của một bài dài. Chính vì sự mất kiên nhẫn của người đọc bạn càng tìm cách đưa thông tin quan trọng để họ quan tâm mà tiếp tục đọc xuống hết bài.
Cấu trúc bài hình tháp ngược gồm 3 phần: phần mở đầu, thân bài và bối cảnh. Phần mở đầu được viết bởi 1 hoặc 2 câu, hoặc không quá 4 câu có đủ các thông tin quan trọng về sự kiện doanh nghiệp. Phần thân làm nhiệm vụ giải thích rõ hơn cho sự kiện để làm thế nào chứng minh cho độc giả thấy họ cần biết thông tin trong bài viết này. Khi đưa các bài viết đến báo chí, biên tập viên phụ trách mảng chuyên mục của báo sẽ làm nhiệm vụ. biên tập lại, có thể họ sẽ cắt vài chi tiết và chọn từ dưới chọn lên nên bạn cần viết sao cho nếu cắt, bài viết vẫn đảm bảo được đầy đủ thông tin cần thiết. Phần bối cảnh với mục đích làm rõ hơn hoàn cảnh xuất hiện của sự kiện, thêm vài chi tiết liên quan đến sự kiện để người đọc hiểu thêm.
Mình phân tích rõ hơn trong bài PR mà bên mình làm cho khách hàng có tên: Ứng dụng Cashbag hoàn tiền lên đến 20% khi mua sắm trực tuyến
Đoạn mở đầu có nhiệm vụ trả lời câu hỏi: Sự kiện, sản phẩm có điểm gì đặc biệt quan trọng? Trong nội dung này là một ứng dụng hoàn tiền lên đến 20%. Thông thường đoạn mở đầu có đầy đủ các yếu tố về What, Who, When, Where. Như nội dung này Who ở đây là Cashbag, what ở đây là hoàn tiền 20%, Where ở đây là trên các ứng dụng như Tiki, Shopee, Sendo, Adayroi... When ở đây không được nhắc đến có thể được hiểu là bất kể khi nào sử dụng.
Đây là đoạn thân bài nhằm giải quyết nhiệm vụ giải thích sâu hơn nội dung được đề cập ở tiêu đề. Người đọc sẽ thắc mắc làm thế nào để được hoàn tiền 20% và sẽ kéo xuống dưới để tiếp tục đọc báo.
Đây là nội dung kết thúc được thể hiện ở cuối bài viết. Trong bài viết này, người viết đã thêm thông tin thêm về ứng dụng nhằm thuyết phục người dùng sử dụng.
Bài PR có rất nhiều dạng thức khác nhau, tùy vào độ khác biệt của doanh nghiệp muốn thể hiện là gì mà bạn có thể biến tấu chúng thành một bài viết đủ sức thuyết phục người dùng ở lại đọc đến hết.
Mình từng đảm nhận trưởng nhóm truyền thông cho sự kiện quốc tế mang tên Liên hoan ẩm thực quốc tế Hội An cho 2 lần tổ chức liên tiếp vào năm 2017 và 2018, thời gian đó mình cũng có lên chiến dịch PR và thực hiện viết bài. Thay vì viết vài thông tin về sự kiện diễn ra gồm có các chương trình gì, ở đâu, có ai tham gia một cách thuần túy, mình lựa chọn đi các bài liên quan đến câu chuyện đầu bếp. Mục tiêu của PR là khiến tên của thương hiệu được nhắc đi nhắc lại trong tâm trí khách hàng, và khiến cho thương hiệu có sức hấp dẫn, có đủ niềm tin để khách hàng quyết định hành động.
Bạn xem chi tiết hơn trong bài: Bài viết PR ẩm thực – Đầu bếp nổi tiếng Nga tham dự liên hoan ẩm thực tại Hội An
Hay bài Vòng quanh ẩm thực thế giới ngay tại Hội An mình triển khai theo hướng phóng sự ảnh để đăng trên Zing News. Zing thường xuyên có các bài viết ở thể loại phóng sự ảnh (ảnh khoảng 8 – 10 và mỗi ảnh sẽ có 1 đoạn thông tin thể hiện) nên mình lựa chọn hình thức này để phù hợp với phong cách của họ.
Hoặc gần đây nhất mình nhận dự án thực hiện chiến dịch PR cho sản phẩm tóc nối vô cùng mới mẻ tại Việt Nam. Mình chia sẻ đến bạn một dàn ý mà mình sẽ triển khai nhé:
Tóc nối tại nhà – dẫn đầu xu hướng làm đẹp 2021
– Tóc giả – Tóc nối – Tóc kẹp: Đâu mới là phương pháp tốt nhất?
– Tóc ngắn – Tóc mỏng – Tóc hư tổn: Liệu có phù hợp?
– Các mẫu tóc đẹp được săn đón nhất – Thương hiệu uy tín nổi bật (Thương hiệu X)
Quy trình thực hiện bài viết PR
Bạn có thể tham khảo cách mình thức hiện theo 6 bước:
Bước 1: Nghiên cứu đối thủ (nếu có), tìm ý tưởng
Bước 2: Thu thập thông tin (chủ yếu tạo các bảng hỏi chi tiết cho khách hàng)
Bước 3: Xác đinh trọng tâm của bài viết (thể hiện ý chính nào trong đoạn đầu, mục tiêu bài viết để làm rõ điều gì?)
Bước 4: Thiết lập trật tự nội dung bài viết (đây là lúc bạn hoàn thiện dàn ý bài viết như một ví dụ mình đã đề cập ở trên)
Bước 5: Viết (Trước khi viết bạn nên xem phong cách viết các bài PR mà trang báo khách hàng muốn đăng như thế nào nhé. Sẽ có báo khó đăng và dễ đăng, ví dụ như Vietnamnet lại dễ đăng hơn Vnexpress. Nếu viết càng giống phong cách trước giờ của họ, tỷ lệ biên tập sửa đổi sẽ không chiếm nhiều)
Bước 6: Hoàn thiện, biên tập và nhận phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh lần cuối trước khi gửi báo đăng.
Tham khảo các bài viết PR trên báo chí
Hiện tại mức thù lao để viết một bài PR đang được các doanh nghiệp chi trả khá ổn cho các cây viết tự do hoặc các phóng viên. Một bài viết 1000 chữ trung bình sẽ từ 1.000.000 đến 5.000.000 tùy độ khó và quỹ tài chính mà doanh nghiệp đang có để thực hiện các bài viết PR. Chính vì vậy nếu bạn đang làm freelance writer hãy nghĩ đến ngách viết bài PR hoặc các bài mang tính thương mại để gia tăng mức thù lao mình có thể nhận nhé.
Dưới đây là một vài bài viết trong các dự án PR tiêu biểu mà mình và team DIMI Digital của mình thực hiện. Còn có các bài viết liên quan đến việc xử lý khủng hoảng truyền thông cũng rất hay nhưng mình không tiện chia sẻ. Mình sẽ cố gắng viết chi tiết hơn ở các bài liên quan đến chủ để PR sau nhé. Các bạn nhớ theo dõi website của mình để được cập nhật nha.
12 đầu bếp nổi tiếng tham dự liên hoan ẩm thực tại Hội An
Hội An – thủ phủ ẩm thực mới của Việt Nam
Ẩm thực Danang Corner, nơi không gian và hương vị được hòa quyện giữa lòng phố
Ra mắt không gian làm việc chung rộng 800 m2
iTechBlack Vietnam khai trương không gian làm việc chia sẻ cho giới khởi nghiệp
Tiến sĩ 9x tại Mỹ và những chia sẻ về khóa học Awake Your Power
Hội thảo học bổng du học Mỹ và Canada 2017
Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn, nếu cần thêm nội dung gì hoặc có câu hỏi nào, bạn hãy nhắn tin và để lại bình luận cho mình nhé. Chúc bạn luôn thành công trên con đường mình chọn.
Nếu bạn muốn học viết bài PR thì có thể tham khảo khóa học Coaching 1:1 của Hạnh nhé!
Đăng ký nhận bài viết mới nhất của Hạnh qua email nhé.
Bài nào cũng chị cũng cực kì chi tiết và hữu ích với cái đứa tay mơ bước vào nghề viết như em. Cảm ơn chị nhiều nhiều ^^!
Cảm ơn em gái ^^ chúc em luôn thành công với con đường đi của mình nha!
Em cảm ơn chia sẻ của chị Hạnh ạ.
cảm ơn chị nhiều nhé, rất đầy đủ và chi tiết ạ <3