Thời gian là tài sản quý giá của bất kỳ ai. Đặc biệt những người lựa chọn đi theo con đường freelance writer thì thời gian có một ý nghĩa lớn lao để quyết định phần lớn sự nghiệp của họ. Tuy nhiên bạn đã biết cách quản lý thời gian hiệu quả?
Robin Sharma từng nói: “Thời gian vuột khỏi tay như những hạt cát, và không bao giờ trở lại. Những người sử dụng thời gian khôn ngoan sẽ có được cuộc sống mỹ mãn, giàu có và tốt đẹp.” Bạn có bao giờ tự hỏi đã làm gì với thời gian quý báu của mình chưa?
Nếu bạn viết một bài viết với độ dài 1000 chữ trong vòng 3 tiếng đồng hồ thì trong một ngày, liệu bạn viết được tổng cộng bao nhiêu từ? Có bạn viết 1000 từ với mức thù lao vài triệu trong chưa đầy 1 tiếng, nhưng cũng có những bạn chỉ nhận được thù lao ở mức vài trăm ngàn và tốn hơn nửa ngày để viết xong. Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa năng suất làm việc và khả năng kiếm thu nhập tốt hơn? Làm thế nào để nâng cao hiệu suất làm việc để cải thiện được thu nhập? Một trong những điều bạn cần lưu tâm đến cách quản lý thời gian hiệu quả khi làm freelance writer.
Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ đến bạn những cách để quản lý thời gian hiệu quả khi làm nghề viết tự do. Khi bạn tối ưu hóa được thời gian và hiệu suất làm việc, bạn sẽ có thêm khách hàng và nâng cao thu nhập của mình. Bạn nên học cách kiên trì và tuân thủ các kỷ luật mà bản thân đề ra để có được kết quả tốt nhất.
Nội Dung
Lập kế hoạch
Khi làm nghề freelance writer việc lập kế hoạch là bước quan trọng đầu tiên cần thực hiện trong quá trình tự quản lý bản thân cũng như công việc làm chủ chính mình. Có thể kế hoạch mà bạn lập ra không đạt được 100% nhưng việc viết những gì mình cần làm ra giấy sẽ giúp bạn xác định phương hướng cũng như thứ tự ưu tiên cho mình.
Bạn cần dành thời gian cho việc lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong sự nghiệp viết tự do để có được thành quả đúng như mong đợi của bạn. Bạn nên lên kế hoạch cho ngày vào mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn nên lên kế hoạch tuần vào ngày chủ nhật, bạn nên lên kế hoạch tháng vào ngày cuối cùng của tháng trước, bạn nên lên kế hoạch năm vào những ngày kết thúc năm… Việc lên kế hoạch giúp bạn xác định được hướng đi rõ ràng và dễ dàng đạt được mục tiêu.
Hãy ứng dụng quy tắc 80/20 cho các việc bạn làm với khách hàng hoặc với chính bản thân mình. Mỗi ngày hãy ưu tiên 20% việc quan trọng làm trước, sau đó mới tới các việc ít quan trọng hơn trong phần 80% còn lại. Bạn có thể tham khảo thêm thời gian biểu của mình cho một ngày để điều chỉnh cho phù hợp với mình nhé: Mình bắt đầu ngày mới vào lúc 6h sáng, sau khi uống một cốc nước ấm và thải độc cho thân, mình ngồi vào máy để viết trong 1 tiếng (đây là thời gian mình tập trung viết cho chính mình). Sau đó mình ăn sáng và dành ít thời gian nhìn lại thứ tự công việc ưu tiên trong ngày. Mình sẽ dành 3 tiếng buổi sáng, và 3 tiếng buổi chiều để viết cho khách hàng. Sau các công việc quan trọng cần giải quyết, mình sẽ đọc tài liệu, chuẩn bị nội dung cho các sản phẩm cá nhân trên website hoặc bản thảo sách. Tiếp theo đó là thời gian giải trí, gặp gỡ bạn bè.
Tùy vào mỗi ngày bạn cần ưu tiên cho điều gì thì nên làm chúng đầu tiên trước khi các kế hoạch ít quan trọng khác cần thực hiện. Việc duy trì thói quen lập kế hoạch sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát các đầu việc và hạn chế tạo ra các áp lực không cần thiết mỗi khi bị “deadline” gọi tên.
Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ
Sau khi lập được một kế hoạch hoàn hảo, bạn cần những công cụ giúp bạn đạt được hiệu quả công việc. Hiện tại có rất nhiều phần mềm, ứng dụng hỗ trợ bạn quản lý thời gian, đo lường hiệu suất công việc và tăng sự tập trung khi làm việc. Bạn có thể tham khảo các ứng dụng như Rescue Time – một công cụ giúp bạn theo dõi được những gì bạn làm được cũng như cách bạn sử dụng thời gian ra sao trong mỗi ngày. Ứng dụng Freedom App là một lựa chọn tốt để giúp bạn tăng độ tập trung cho các đầu việc trong ngày.
Việc lên facebook, tiktok, hay xem youtube đã khiến bạn mất rất nhiều thời gian. Bạn sẽ mất ít nhất 20 phút để lấy lại được sự tập trung khi có một tin nhắn facebook gây gián đoạn công việc của bạn. Sử dụng ứng dụng này sẽ giúp bạn cắt giảm tối đa những việc không cần thiết để làm một việc trong một thời gian nhất định. Hoặc ứng dụng Harvest giúp bạn quản lý và đo lường thời gian khi thực hiện một công việc. Phần mềm cho phép bạn tính thời gian bắt đầu và kết thúc cho một đầu công việc, việc này giúp bạn kiểm soát được thời gian và tăng độ tập trung hoàn thành kế hoạch.
Giúp bạn trở thành cây viết chuyên nghiệp. Kiếm tiền bằng nghề viết. Giới thiệu tới bạn thông tin khóa học của mình nhé.
TÌM HIỂU THÊMRiêng bản thân mình, sau khi lên kế hoạch công việc theo tháng, theo ngày, mình sẽ dùng ứng dụng todoist để lên danh sách các đầu việc quan trọng cần thực hiện. Sau khi có được định hướng cho một ngày, mình sẽ bắt đầu theo thứ tự ưu tiên, việc quan trọng và khẩn cấp sẽ được làm đầu tiên. Trong lúc làm, mình biết rằng việc “Multitasking – thực hiện một lúc nhiều việc” sẽ giảm hiệu suất đến 40%, nên mình chỉ tập trung làm mỗi 1 việc trong khoảng 30p. Đây cũng là thời gian não bộ tập trung nhất. Mình chọn phần mềm AS Timer để đếm ngược thời gian làm, điều này giúp mình ý thức được sự tập trung và đưa mình vào kỷ luật thời gian để gia tăng năng suất công việc. Ngoài ra, để quá trình tập trung được diễn ra suôn sẻ, mình thường tắt các thông báo của điện thoại, tắt ứng dụng facebook và zalo (2 ứng dụng mình sử dụng nhiều nhất trong việc giao tiếp).
Áp dụng OKR trong freelance writer
OKR là một thuật ngữ mới được dùng trong việc đo lường hiệu suất công việc. Các bạn sẽ nghe nhiều hơn thuật ngữ KPI để đo lường hiệu quả công việc của một người, tuy nhiên, hiện tại, có thuật ngữ đang được dùng trong khá nhiều lĩnh vực đó là OKR. Đây là thuật ngữ xoay quanh 2 câu hỏi chính: Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu? và Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?.
Bạn có thể xem một ví dụ về cách thiết lập OKR trong nghề viết tự do (freelance writer): Objective: Tôi muốn tạo một website cá nhân hoàn chỉnh; Key Result: Viết và đăng một bài viết mỗi ngày; Tăng lượng view lên 40% sau 1 tháng.
Tùy vào mục tiêu của bản thân hoặc khách hàng, bạn có thể thiết lập riêng cho mình bảng OKR để dựa vào đó thực hiện và đo lường hiệu suất theo ngày, tuần, tháng, năm.
Sử dụng kỹ thuật Pomodoro trong việc quản lý thời gian
Pomodoro (Phương pháp quả cà chua) là một phương pháp quản lý thời gian để nâng cao sự tập trung tối đa cho công việc được tạo ra bởi Francesco Cirillo – CEO công ty phần mềm người Ý vào năm 1980. Khi còn là sinh viên, ông nhận thấy sự tập trung của mình giảm dần sau một khoảng thời gian làm việc liên tục. Sau đó ông đã đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc liên tục trong thời gian dài. Ông áp dụng việc học tập trong 25p, rồi sau đó nghỉ ngắn 5p và bắt đầu lại phiên học tập, làm việc tiếp theo trong 25p mới. Mỗi phiên làm việc ngắn như vậy ông gọi là 1 Pomodoro.
Bạn có thể ứng dụng kỹ thuật Pomodoro trong việc viết lách tự do bằng cách thiết lập thời gian viết mỗi lần 25p rồi sau đó nghỉ ngắn 5p. Bạn có thể có khoảng 4 – 5 Pomodoro trong một buổi sáng để nghỉ dài ít nhất 30p trước khi tiếp tục trở lại công việc. Ban đầu, bạn chỉ viết được được 500 từ trong 25p nhưng càng luyện tập, số từ sẽ tăng dần theo thời gian. Như hiện tại, sau mỗi 25p, mình có thể viết được lên đến 1000 từ tùy vào nội dung.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng đếm thời gian như As Timer, Be Focused Pro trên Macbook hoặc các ứng dụng khác trên window như Free Timer để thiết lập các Pomodoro trước khi bắt đầu viết.
Sử dụng timeboxing trong việc quản lý thời gian
Timeboxing phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được tỷ phú Elon Musk, Bill Gates sử dụng để thành công. Mỗi người đều có 24h, nhưng tận dụng tối đa được thời gian không hẳn ai cũng có khả năng làm được. Bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao được hiệu suất làm việc đến đâu thì sự thành công cũng như thu nhập của bạn tăng lên chừng đó.
Elon Musk có đến 100 giờ làm việc mỗi tuần nhưng vẫn có thời gian cho các sở thích cá nhân, gia đình và thể dục nâng cao sức khỏe. Tại sao ông ấy lại làm được điều tuyệt vời như vậy? Ông đã sử dụng “đóng gói” thời gian – Timeboxing vô cùng hữ hiệu. Ông luôn lập kế hoạch và thiết lập thời gian nhất định cho các nhiệm vụ mà ông ấy cần hoàn thành như ăn uống, gặp gỡ, viết email, lên lịch họp…
Bạn có thể sử dụng ứng dụng https://toggl.com/ để ước lượng thời gian cho từng công việc mình sẽ làm. Bạn nên lên danh sách các đầu việc cần làm trong ngày kèm thời gian ước lượng để hoàn thành chúng. Sau đó mỗi khi bạn bắt đầu công việc, bạn có thể ấn định thời gian bắt đầu bằng ứng dụng toggl và nhấn kết thúc khi xong việc. Bạn nên xem lại công việc đó tốn của bạn bao nhiêu thời gian để xem sự chính xác trong các ước lượng của bạn. Nếu sau vài ngày, bạn chỉ cần hoàn thành một bài post trên facebook cho khách hàng trong vòng 30p thì với các công việc tương tự, bạn chỉ cần chỉ định thời gian 30p để làm xong chúng. Việc sử dụng timeboxing giúp bạn quản lý tốt được thời gian trong quá trình làm freelance writer.
Mặc dù có rất nhiều công cụ để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn nhưng điều quan trọng hơn cả vẫn ở chính bạn. Nếu đủ kiên trì, đủ kỷ luật, bạn chỉ cần một vài công cụ đã có thể cho bạn một kết quả ngoài mong đợi.
Nếu bạn muốn liên hệ hợp tác, tư vấn marketing, nội dung, có thể gửi email cho mình qua: hanh.nguyen@dimi.vn
Đăng ký nhận bài viết mới nhất của Hạnh qua email nhé.
